Politique de confidentialité

Chez Polycontrols, nous prenons très au sérieux l’intégrité des informations et des données transmises par Internet, courriel et par téléphone, ainsi que la protection des renseignements personnels. Le respect de la vie privée de nos employés, clients et prospects est un élément important de notre engagement visant à offrir un service de qualité supérieure. De plus, les représentants de l’entreprise ont une obligation de confidentialité en vertu de leur code de déontologie.

Étant assujettis aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et à la Loi canadienne antipourriel (C-28), nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos clients et prospects nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect de leurs droits.

Définition d’un renseignement personnel

Est considéré comme étant personnel tout renseignement qui porte sur une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par Polycontrols sont confidentiels; seul le personnel autorisé à donner suite aux demandes y a accès. Le dossier client contient uniquement les renseignements essentiels dont nous avons besoin pour :

• procéder à tout moment à une analyse complète des besoins du client ou du prospect;
• amorcer une soumission pour le ou les produits ou services demandés;
• concevoir & fabriquer un produit ou fournir un service à cet effet, le cas échéant.
• assurer la conformité des produits et services réalisés aux normes et standards en vigueur 
• assurer la traçabilité des informations concernant les clients, les fournisseurs, les matières premières et les processus afin de permettre l’analyse des conséquences potentielles des obsolescences (par exemple, matières, procédés, composants, équipements, produits).

Collecte d’informations par Google Analytics

Des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par le biais de Google Analytics pour analyser la fréquentation de notre site Internet (Polycontrols.com). Polycontrols utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Internet.

Informations au dossier-client

Nous nous efforçons de tenir à jour les renseignements consignés au dossier du client. Si un représentant du client souhaite vérifier l’exactitude ou apporter tout changement à ses renseignements personnels, elle peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la section 11 de la présente politique.

Si le responsable constate qu’une erreur s’est glissée dans le dossier, malgré toute l’attention que nous y accordons, nous la corrigerons dans les plus brefs délais et informerons la personne concernée.

Consentement du client

Aucun renseignement n’est recueilli par Polycontrols sans le consentement du client ou du prospect.

Soumissions et transactions 

Lorsque nous analysons les besoins du client ou prospect, établissons une soumission, une offre de service ou un contrat, il est entendu que notre interlocuteur nous donne son consentement et qu’il a également obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat qui le concerne. Ce consentement inclut la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels aux fins établies;

En ce qui a trait à l’utilisation de l’adresse courriel, l’entreprise s’assure de rencontrer les exigences de la Loi canadienne antipourriel (C-28).

Soumissions, abonnement et services en ligne

Lorsqu’un client ou prospect utilise des services par le biais de Polycontrols.com pour différents produits ou services offerts :

• il consent automatiquement à ce que Polycontrols utilise ses renseignements personnels afin d’analyser ses besoins et d’effectuer une soumission pour le produit ou service demandé;
• il autorise Polycontrols à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de sa demande, de lui fournir la soumission demandée, de promouvoir les produits et services de Polycontrols et de fournir lesdits produits et services, si applicable;
• il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite toujours dans le but de répondre à sa demande et en conformité à la Loi canadienne antipourriel (C-28). 
• il comprend que, toujours en vertu de la loi C-28, il aura l’occasion de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.

Abonnement et désabonnement des services en ligne

Conformément à la Loi canadienne antipourriel (C-28), à tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel en communiquant avec un représentant de Polycontrols.

Protection de la vie privée

Polycontrols applique de nombreuses règles afin de protéger les renseignements personnels: en aucun temps, les renseignements ne seront rendus publics, ni vendus, ni communiqués à des tiers sans le consentement du client, sauf pour donner suite à une ordonnance du tribunal ou pour répondre à un organisme gouvernemental autorisé. Dans un tel cas, nous déployons les meilleurs efforts pour nous assurer que le droit du client à la confidentialité sera respecté.

Transmission d’informations par courrier électronique

Polycontrols ne se tient pas responsable de tout dommage découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis.

Lorsque nos clients et prospects transmettent de l’information par courriel, cette communication n’est pas sécurisée. Nous recommandons donc d’user de prudence lorsque des informations confidentielles nous sont transmises par courriel. 

Responsable de l’application de la politique

Le responsable de l’application de la présente politique au sein de Polycontrols est :

M. Sylvain Desaulniers, Ing, MBA
Président & CFO | Propriétaire
Polycontrols Technologies inc.
3650, Matte (Suite A1), Brossard, Québec, J4Y 2Z2 CANADA
Sylvain.desaulniers@polycontrols.com

En cette qualité, le responsable voit notamment à ce que les employés et représentants de l’entreprise prennent connaissance de l’énoncé de la politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme. 

Conformément à la loi, le responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information, une déclaration de ce registre lui est transmise.

Environnement de travail chez Polycontrols

Polycontrols veille à la protection des renseignements personnels de tous ses représentants, employés et candidats à l’emploi. Les dispositions législatives sont appliquées intégralement afin de favoriser un environnement de travail sain qui respecte la vie privée de tous les employés. 

Information sur la politique

Pour de plus amples renseignements sur notre politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, il est possible de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.